退職届は郵送でもいい?退職届や封筒、添え状の書き方なども詳しく解説

退職手続き

今の会社に嫌気がさして、「退職届を会社へ送り付けてさっさと退職したい!」という人も少なくないようです。

しかしながら、「そもそも退職届を郵送して良いのか」「退職届を郵送する際のマナーはどうしたら良いのか」など、退職届の郵送に関しては分からないことが多いのではないでしょうか。

当記事では、退職届を郵送したい方へ向けて、以下のような情報をまとめてご紹介します。

  • 退職届を郵送して良いのか
  • 退職届や添え状の書き方
  • 封筒の選び方・書き方
  • 退職届を郵送する際に気を付けたいポイント など

円満かつスムーズに退職するためにも、ぜひ最後までご覧ください。

退職届は郵送ではなく直接提出するのがマナー

この記事をご覧の方は「退職届を郵送したい」と思っている方が大半かと思いますが、退職届は会社へ出社して直接提出するのが基本的なマナーです

 

会社から指示があった場合は退職届を郵送してもOK

基本的には直接提出がマナーとお伝えしましたが、以下のように会社から郵送するように指示があった場合には、退職届を郵送しても問題ありません

  • 入院やケガで出社が困難な場合
  • 精神的な不調で出社が難しい場合
  • 社内手続きとして郵送を取り入れている場合
  • わざわざ出社してもらう必要が無いと会社が判断した場合

 

会社から指示がなかった場合は円満退職できない可能性も

一方、前述のように会社から指示がないのに退職届の郵送をした場合は、円満退職できない可能性が非常に高いです。

「辞める会社だからどうでもいい」と思うかもしれませんが、一方的に退職届を郵送すると、「会社側が退職を認めてくれない」といったトラブルに発展するケースもあります。

そのため、なるべく穏便に円満退職したいのであれば、退職届を郵送せずに直接手渡しすることをおすすめします

 

とは言うものの、今の会社がブラック企業であったり、会社の労働環境や人間関係が非常に悪い場合、精神的に厳しくて「出社しないで退職したい」「退職届を郵送してそのまま辞めたい」と思う人もいるかと思います。

このように精神的に厳しい状況の場合は、無理して出社せずに退職届を郵送しても良いでしょう。

 

■ ■ ■ ■ ■

 

ここからは、「退職届の郵送を会社から指示されている方」「退職届の郵送を指示されていないけれど出社することが厳しい」という方へ向けて、退職届を郵送する方法を詳しく解説していきます

 

退職届を郵送する際に必要なものをチェック

まずは、退職届を郵送するために必要なものを用意しましょう。

必要なものは以下の通り。

  • 退職届用の紙や便箋(A4またはB5、会社のフォーマットがあれば従う)
  • 退職届を入れる封筒
  • 添え状・送り状用の紙や便箋(A4またはB5)
  • 退職届郵送用の封筒
  • 黒色ボールペンまたは万年筆
  • 赤色ボールペン
  • 印鑑(シャチハタはNG)

いずれも、ホームセンターやコンビニ、100円ショップで揃えることが可能なので、退職したいと思ったら早めに購入しておきましょう。

 

退職届の書き方と例文をご紹介

ここからは、退職届の書き方と例文をご紹介します。

会社が指定する退職届のフォーマットがない場合は、こちらを参考に書きましょう。

 

退職届の書き方と例文

退職届の書き方のポイント

書き出し
私儀(わたくしぎ)と書く。

退職理由
自己都合で退職する場合は「一身上の都合」と書く。

退職日
上司との話し合いで決めた日付を記入する(西暦、元号どちらでも可)。

文末
退職させてほしいといった書き方ではなく「退職致します」と書く。

日付
退職届を提出する日付を記入する。

所属と氏名
宛名より下の位置に所属と名前を記入して名前の下に捺印する。

宛名
代表取締役社長など最高執行責任者の役職と名前を書く(敬称は様または殿)。

 

当サイトには、退職届の書き方について詳しく解説している記事があります。

横書きの場合にどう書いたら良いかなど、さらに詳しく知りたい方はこちらもご覧ください。

退職届の書き方の記事をチェック

 ※こちらの記事は現在執筆中です。公開までお待ちください。

 

退職届を入れる封筒のポイント

退職届を作成したら、退職届を入れる封筒を準備しましょう。

退職届を入れる封筒には以下のように気を付けたいポイントがあるので、きちんと頭に入れておきましょう。

  • 封筒の選び方
  • 封筒の書き方
  • 封筒への入れ方

 

退職届を入れる封筒の選び方

茶封筒ではなく白色無地の封筒を選ぶ

退職届を入れる封筒の選び方

退職届を入れる封筒は「白色・無地」を選びましょう。

一般的に茶色の封筒は領収書などの事務的な書類を入れるものと考えられているため、退職届のように重要な書類は「白色」の封筒に入れるのが望ましいとされています。

郵便番号の枠がついている封筒も退職届を封入するのに適さないため、無地の封筒を選ぶようにしましょう。

また、退職届は他の社員の目につきにくい方が良いので、裏地がついていて中身が透けない封筒だとより良いでしょう

 

退職届にあわせて封筒のサイズを選ぶ

退職届を封入する封筒のサイズは、退職届のサイズにあわせて選びましょう。

退職届のサイズ別におすすめの封筒は以下の通り。

退職届のサイズ 退職届の寸法 おすすめの封筒 封筒の寸法
A4 210mm×297mm 長形3号(長3) 235mm×120mm
A5 148mm×210mm 長形4号(長4) 205mm×90mm
B5 182mm×257mm

いずれも退職届を三つ折りにして封入するのにちょうど良いサイズで、コンビニやスーパーでも購入可能です。

 

退職届を入れる封筒の書き方

退職届を入れる封筒の書き方

退職届を入れる封筒には、表面中央に「退職届」、裏面左下にご自分の所属部署と氏名を記載します

サインペンや筆ペンを使うと「退職届」の文字が目立ちすぎてしまうため、ボールペンや万年筆で書くことが望ましいです。

また、退職届に跡が付くのを防ぐために、封筒の表面と裏面を記載してから退職届を封入するようにしましょう

 

退職届が縦書きでも横書きでも封筒は縦書き

退職届が縦書きでも横書きでも、退職届を封入する封筒は「縦書き」とするのが一般的です

会社指定のフォーマットが横書きだったとしても、誤って横書きで書かないようにしましょう。

 

退職届を入れる封筒への入れ方

折り方は「三つ折り」が基本

退職届をの折り方(三つ折り)

書類の折り方は「三つ折り」が一般的です。

退職届の下部3分の1を上へ折り返し、上部3分の1を覆いかぶせるように折り返します。

開いた時にすぐ読めるように、退職届の上部が上にくるように折るのがポイントです。

 

読み手が見やすいように入れる

退職届の入れ方

封筒に入れる際には、読み手が封筒から取り出してすぐに読めるようするのがポイント。

封筒から取り出した時に退職届の書き始めが見えるように入れましょう。

 

退職届を入れる封筒にのり付けは不要

読み手の上司や人事担当者が中身を確認しやすいようにするため、退職届を入れる封筒にのり付けは不要です

封筒にのりやシールが付いている場合は封をしても構いませんが、封をする場合は必ずボールペンや万年筆で「〆マーク」を書きましょう

 

添え状・送り状の書き方と例文をご紹介

ここからは、退職届を郵送する際に一緒に送る「添え状・送り状」の書き方と例文をご紹介します。

書類を送る際は添え状・送り状を同封するのが社会人のマナーです。

A4もしくはB5の紙を用意して、添え状・送り状をパソコンや手書きで作成しましょう。

添え状・送り状は縦書きでも横書きでも構いません。

以下を参考にして、読み手に誠意が伝わるように書くことが大切です。

 

退職届の添え状の書き方と例文(横書き)

添え状・送り状の書き方のポイント(横書き)

日付
用紙の右上に「発送日」を書く(記載した日付ではないので注意)。

宛名
退職届と同じ宛名を記載する(敬称は様または殿)。

所属と名前
「自分の所属」と「名前」を記載する。

タイトル
種類の主旨を簡潔に記載する。

本文
文章の初めに「頭語」、終わりに「結語」を入れる(拝啓~敬具が一般的)。

 

退職届の添え状の書き方と例文(縦書き)

添え状・送り状の書き方のポイント(縦書き)

本文
まず1行目から頭語(拝啓)で書き始めて、最後に結語(敬具)でしめる。

日付
記入日でなく「発送日」を記載する。

所属と名前
「自分の所属」「名前」の順に記載する。

宛名
「会社名」「部署名」「名前」の順に記載する(様や殿などの敬称も忘れずに)。

 

退職届郵送用の封筒のポイント

退職届と添え状・送り状を準備したら、郵送用の封筒を準備しましょう。

退職届を郵送する封筒にも以下のように気を付けたいポイントがあるので、頭に入れておきましょう。

  • 封筒の選び方
  • 封筒の書き方
  • 封筒への入れ方

 

退職届郵送用の封筒の選び方

退職届を入れる封筒同様「白色」がベスト

退職届郵送用の封筒の選び方

退職届を郵送するための封筒も「白色」がベストです。

退職届を入れる封筒のセクションでもお伝えしましたが、退職届は重要な文書なので茶封筒は適しません。

退職届を入れる封筒は「無地」でしたが、郵送用の封筒は郵便番号の記載欄があるものを選びましょう

 

退職届を入れる封筒より一回り大きいサイズを選ぶ

退職届を郵送する封筒は、退職届を入れる封筒よりも一回り大きいものを選びましょう。

退職届のサイズ別におすすめの封筒は以下の通りです。

退職届のサイズ 退職届を入れる封筒 郵送用の封筒
A4 長形3号(長3) 長形5号(長5)
A5 長形4号(長4) 長形3号(長3)
B5

 

退職届郵送用の封筒の書き方

退職届を郵送する封筒は以下を参考に書きましょう。

退職届を入れる封筒同様、封筒の表面と裏面を記載してから中身を封入するようにしましょう

 

退職届郵送用の封筒の書き方

封筒の書き方のポイント

送付先の住所
右端から書き始めて2行目からは位置を少し下げる。
番地等の数字は漢数字で。

会社名と所属
送付先住所の書き始めよりも1文字分下げたところから書き始める。
長くなる場合は部署と課を2行目に書く。

宛名
封筒の中央に「役職名」「氏名」の順に記載する。
役職名は小さく、氏名は大きく書く。

親展
左下に赤字で「親展」と書く。
※親展は封筒に書いてある人以外は開封しないでくださいという意味

自分の住所と氏名
裏面の左下に自分の住所と氏名を記載する。


封の部分をのり付けした上から「〆」と書く。
〆は「封をした」という意味で、他の人に開けられていない証拠となる。

 

退職届郵送用の封筒への入れ方

退職届郵送用の封筒の入れ方

郵送用の封筒に入れる際は、添え状・送り状を上、退職届を下にして入れましょう。

添え状・送り状を上にすることで、外から退職届が見えないように配慮する意味合いもあります。

 

退職届を郵送する際の注意点とは

退職届を郵送するための準備ができたら、後は郵送するだけ。

しかしながら、以下のように郵送する際の注意点もあるので、こちらもきちんと頭に入れておきましょう。

  • 事前に退職届を郵送する旨を伝えておく
  • 宛名や宛先などの書き損じがないか確認する
  • 汚れや曲がりがないように注意する
  • 退職届は郵便局の窓口から郵送する
  • 郵送方法に気を付ける

 

事前に退職届を郵送する旨を伝えておく

退職届を郵送する際には、郵送する旨を上司や人事に事前に連絡しておきましょう。

連絡手段はメールでも電話でも構いません。

ただし、会社側に退職の意思を伝えているのにもかかわらず、退職の合意を得られていない状況であれば連絡不要です

 

宛名や宛先などの書き損じがないか確認する

宛名や宛先に書き損じがあると、仮に届いたとしても正式に受理されないケースがあるようです。

退職届を郵送する際には、宛名や宛先に書き損じがないかよく確認しましょう。

 

汚れや曲がりがないように注意する

退職届が折れたり曲がったりしていたら台無しです。

退職届が汚れたり曲がることを防ぐために、書類ケースやクリアファイルに入れて保管・持ち運びするようにしましょう

 

退職届は郵便局の窓口から郵送する

退職届を郵送する際には、自分で切手を貼ってポストに投函することもできますが、郵便局の窓口から郵送することをおすすめします

郵送用の封筒の大きさや中身の重さによって通常の切手代金より高くなる場合もありますし、切手代が不足していると戻ってきてしまったり、会社側に追加料金が請求されて迷惑をかけてしまうこともあります。

円満退職に近付けるためにも、退職届は郵便局の窓口から郵送しましょう。

 

郵送方法に気を付ける

退職届の郵送方法は、会社との関係に合わせて以下のパターンから選びましょう。

 

会社が退職に合意している場合は「普通郵便」

会社側が退職に合意している場合は「普通郵便」で送りましょう。

前述の通り、切手の料金不足等の事態を避けるためにも、郵便局の窓口から郵送しましょう。

 

会社が退職を認めてくれない場合は「内容証明郵便」

退職交渉で揉めていて退職の合意を得られていない場合は「内容証明郵便」で送りましょう。

内容証明郵便を利用すると、「会社に退職届を発送した事実」「発送日」「内容」を郵便局が証明してくれます。

民法上では退職の意思を伝えていることになるため、会社側が受け取りや退職を拒否をしても退職することが可能です。

内容証明郵便を利用する際には、以下を用意して郵便窓口から手続きしましょう。

① 内容文書(受取人へ送付するもの)
② ①の謄本2通(差出人および郵便局が各1通ずつ保存するもの)
③ 差出人および受取人の住所氏名を記載した封筒
④ 料金(基本 + 一般書留(430円)+ 内容証明(430円))
⑤ 印鑑

 

書留と内容証明は異なる!

書留郵便と内容証明郵便は混同されやすいようですが、「送付した文書の内容を証明できるか」が最大の違いです

書留の場合は郵便物の配達記録は残りますが、文書の内容までは証明できません。

内容証明の場合は送付する文書を郵便局に保管してもらうことで送付した文書の証明ができるので、退職届を郵送する際には内容証明郵便が有効です。

 

退職届を郵送して確実に受理してもらうために

冒頭でもお伝えしましたが、退職届は郵送ではなく手渡しするのが基本的なマナーなので、郵送すると受理されないといったトラブルもよくあるようです

このようなトラブルを避けて退職届を確実に受理してもらいたいのであれば、以下の点に気を付けましょう。

 

退職を交渉している段階では郵送することを伝えない

退職を交渉している段階では、退職届を郵送する旨を伝えないようにしましょう。

退職の合意を得られていないのに郵送する旨を伝えてしまうと、あなたからの郵便物を拒否されて退職届が受理されなくなる恐れがあります。

 

郵送用の封筒に「退職届在中」と書かない

退職届郵送用の封筒に「退職届在中」と書かれていると、会社が側が受け取りを拒否する可能性があります。

封筒の書き方でも触れたように、封筒には「親展」とだけ書いて中身が退職届であることを悟られないようにしましょう

 

退職届の郵送に関する質問Q&A

ここからは、退職届を郵送する際にありがちな疑問をQ&A形式でご紹介します。

こちらの内容もきちんと押さえて、スムーズに退職できるようにしましょう。

 

退職届はいつまでに郵送すればよいですか?

基本的には会社の就業規則や退職フローに則って、期日を守って郵送する必要があります。

就業規則や退職フローが定められていない場合は、法律上の観点から遅くとも2週間前には郵送するようにしましょう

 

法律上では退職の2週間前に退職の意思を伝えれば辞められる

民法では以下のように定められているため、退職の2週間前に退職の意思を伝えれば辞めることが可能です。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

引用元:https://elaws.e-gov.go.jp/

 

郵送した「退職届」を撤回することは可能ですか?

基本的に退職届の撤回はできません

しかしながら、会社によっては融通を効かせてくれる場合もあるので、退職届を撤回をしたくなった場合は上司や人事に相談しましょう。

 

退職届が受理されないと退職できませんか?

退職届が受理されなくても退職可能です。

前述したように、退職日の2週間以上前に退職の意思表示をしていれば辞められるので、退職の意思をきちんと伝えるようにしましょう。

 

就業規則通りに退職しなければいけませんか?

基本的には就業規則通りに退職することをおすすめしますが、必ずしも「就業規則通りでなければならない」というわけではありません

前述の通り、民法では「退職希望日の14日前までに退職の意思を表明しなければならない」ので、そこさえ守っていれば問題ありません。

しかしながら、少しでも円満退社したいと思うのであれば、就業規則通りに退職手続きをした方が良いでしょう

 

会社とのやり取りや手続きが嫌なら「退職代行」がおすすめ

ここまでは退職届を郵送する方法をご紹介してきましたが、郵送とはいえ会社とのやり取りが発生してしまいます。

「会社とやり取りするのが嫌」「引き止められたら断る自信がない」「退職届を受理してもらえるか不安」という方は、退職代行サービスを利用してみてはいかがでしょうか

退職代行サービスは、以下のように退職にまつわる手続きの代行やサポートをしてくれます。

  • 退職の意思を電話で伝えてくれる
  • 退職届の書き方・送り方を教えてくれる
  • 退職後の手続きを教えてくれる
  • 会社からの連絡は全て退職代行を通じて行ってくれる

最近では利用している人も増えているので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

おすすめの退職代行をチェック

 ※こちらの記事は現在執筆中です。公開までお待ちください。

 

会社の指示がなければ退職届は郵送ではなく直接提出するのが基本!

当記事では、退職届を郵送したい方へ向けて、さまざまな情報をご紹介してきました。

退職届は会社の指示がない場合、出社して直接提出するのが基本ですが、きちんとマナーを守れば退職届を郵送しても最低限の誠意を見せることが可能です。

当記事をしっかりおさらいして、退職届や封筒、添え状・送り状に気を配り、少しでも円満退職に近付けるようにしましょう。

 

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